Kebijakan Privasi

Kebijakan ini menjelaskan cara PT Nara Digital Indonesia ("kami") memproses data pribadi di Narahris, yaitu aplikasi web di hris.nara.co.id dan aplikasi Narahris di Android dan iOS. Kebijakan ini mengikuti Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP).

1. Siapa pengendali data Anda

Narahris adalah layanan HRIS dan akuntansi untuk perusahaan. Peran kami berbeda untuk setiap jenis data:

• Data karyawan, payroll, absensi, keuangan, dan pelamar. Perusahaan tempat Anda bekerja atau melamar ("Perusahaan") adalah Pengendali Data. Perusahaan menentukan data apa yang diisi dan untuk apa. Kami adalah Prosesor Data dan hanya memproses data itu atas perintah Perusahaan.
• Data akun admin pelanggan, langganan, dan tiket bantuan. Kami adalah Pengendali Data.

Kalau Anda karyawan atau pelamar, ajukan pertanyaan atau permintaan tentang data Anda ke HR atau admin Perusahaan lebih dulu. Kami membantu Perusahaan menjalankan permintaan itu.

2. Data yang kami proses

Akun dan login

• Nama, email, role, status verifikasi email, dan pengaturan verifikasi dua langkah (2FA).
• Password dalam bentuk hash. Kami tidak bisa membaca password Anda.
• Sesi login: alamat IP dan jenis browser atau aplikasi (user agent).

Data karyawan dan HR (diisi Perusahaan)

• Nomor karyawan, nama, email, nomor HP, jenis kelamin, pendidikan, tanggal lahir, alamat, jabatan, departemen, atasan, tanggal masuk dan keluar.
• NIK, NPWP, status PTKP, nomor BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.
• Nama bank, nomor rekening, dan nama pemilik rekening.
• Kontak darurat: nama, nomor HP, dan hubungan.
• Gaji, komponen gaji, slip gaji, potongan, PPh 21, dan bukti potong.
• Cuti, izin, lembur, beserta alasan dan lampirannya.
• Riwayat jabatan, penilaian kinerja, target, kompetensi, pelatihan, dan catatan atasan.
• Pengumuman dan pengajuan perubahan data diri.

Data keuangan Perusahaan

Jurnal, akun, faktur, tagihan, pembayaran, rekening bank, aset, pajak, serta data pelanggan dan pemasok (termasuk NIK atau NPWP mereka).

Absensi dan perangkat

• Jam masuk dan pulang, foto selfie bila Perusahaan memintanya, serta hasil verifikasi wajah (lihat bagian 3).
• Lokasi GPS saat absen (lihat bagian 4).
• Data HP yang login ke aplikasi: model, sistem operasi, versi aplikasi, ID instalasi, kunci keamanan perangkat, hasil pemeriksaan integritas aplikasi dari Google atau Apple, waktu terakhir aktif, dan token notifikasi.

Rekrutmen

Nama, email, nomor HP, CV, surat lamaran, waktu persetujuan pelamar, jadwal wawancara, catatan dan nilai pewawancara, serta penawaran kerja.

Asisten AI dan bantuan

• Isi percakapan dengan asisten AI, lampiran yang Anda unggah, usulan aksi, dan jumlah pemakaian.
• Isi percakapan dengan asisten bantuan dan tiket bantuan.

Log

• Log audit: siapa mengubah data apa, kapan, nilai sebelum dan sesudah, alamat IP, dan user agent.
• Log teknis server: alamat IP, waktu, halaman yang dibuka, dan user agent.

3. Data wajah (biometrik)

Data wajah termasuk data pribadi yang bersifat spesifik menurut UU PDP. Kami memprosesnya hanya kalau Perusahaan mewajibkan absen wajah.

• Persetujuan. Sebelum mendaftarkan wajah, Anda mencentang persetujuan "Saya setuju data wajah saya diproses untuk keperluan absensi." Kami mencatat waktu dan versi persetujuan itu.
• Yang disimpan. Pola wajah (template angka, bukan foto) dan foto pendaftaran serta foto absen. Keduanya disimpan terenkripsi.
• Pemrosesan. HP Anda mendeteksi posisi wajah di perangkat. Pencocokan wajah dan pemeriksaan foto palsu berjalan di server kami sendiri, tanpa penyedia pengenalan wajah pihak ketiga.
• Masa simpan foto. Kami menghapus foto pendaftaran dan foto absen otomatis setelah masa yang diatur Perusahaan (bawaan 30 hari, bisa 1 sampai 365 hari).
• Masa simpan pola wajah. Pola wajah dicabut otomatis saat Anda tidak lagi berstatus karyawan aktif. Pendaftaran yang tidak ditinjau HR dalam 14 hari juga dibatalkan.
• Menarik persetujuan. Anda bisa menarik persetujuan kapan saja. Di aplikasi: Akun → Wajah untuk absen → Tarik persetujuan data wajah. Di web: Portal saya → Data wajah untuk absensi → Tarik persetujuan biometrik. Kami langsung menghapus pola wajah dan semua foto wajah Anda, lalu memberi tahu HR. Setelah itu Anda perlu cara absen lain yang disepakati dengan Perusahaan.

Fitur buka aplikasi dengan sidik jari atau Face ID memakai sistem HP Anda. Narahris tidak menerima data sidik jari atau Face ID itu.

4. Lokasi saat absen

Aplikasi meminta lokasi hanya saat Anda menekan absen masuk atau absen pulang. Kami tidak melacak lokasi di latar belakang. Yang kami simpan: koordinat, tingkat akurasi, apakah Anda berada di area kerja, tanda lokasi palsu (mock location), alamat IP, dan user agent. Perusahaan memakai data ini untuk memastikan absen dilakukan dari lokasi kerja.

5. Tujuan dan dasar pemrosesan

Kami tidak menjual data pribadi dan tidak memakainya untuk iklan.

6. Pihak lain yang menerima data

• Server dan penyimpanan. Database dan file disimpan di server kami di Singapura & Indonesia.
• Penyedia AI pilihan Perusahaan. Admin Perusahaan memilih dan memasang penyedia AI sendiri, misalnya OpenAI, Anthropic, atau model yang dijalankan Perusahaan. Pesan dan lampiran yang Anda kirim ke asisten AI diteruskan ke penyedia itu. Perjanjian pemakaian AI berlaku antara Perusahaan dan penyedianya.
• Penyedia AI asisten bantuan. Pertanyaan ke asisten bantuan diteruskan ke penyedia AI yang kami pilih untuk menjawab pertanyaan cara pakai Narahris.
• Google. Firebase Cloud Messaging untuk notifikasi ke HP (isi: judul, ringkasan, dan jenis notifikasi), Google Play Integrity dan layanan atestasi kunci Android untuk memeriksa keaslian aplikasi dan HP, serta ML Kit yang berjalan di HP untuk mendeteksi wajah.
• Apple. App Attest dan DeviceCheck untuk memeriksa keaslian aplikasi di iPhone.
• Amazon Web Services (SES). Mengirim email, misalnya verifikasi akun, undangan, dan reset password.
• Cloudflare. Turnstile untuk mencegah bot di halaman masuk, daftar, dan lamaran kerja, serta jaringan pengiriman konten.
• OpenStreetMap. Peta dan pencarian alamat (Nominatim) di dialog lokasi kerja, hanya dibuka admin saat mengatur titik lokasi. Browser admin mengambil gambar peta dan mengirim kata kunci alamat yang dicari ke OpenStreetMap, beserta alamat IP-nya. Data karyawan tidak ikut terkirim.

Beberapa penyedia di atas memproses data di luar Indonesia, misalnya pengiriman email di Singapura dan penyedia AI di Amerika Serikat. Kami memilih penyedia dengan standar pelindungan data yang setara atau lebih tinggi, sesuai UU PDP Pasal 56.

Kami juga bisa membuka data kalau diwajibkan hukum atau perintah instansi berwenang.

7. Masa simpan

8. Keamanan

• Semua koneksi memakai HTTPS (TLS).
• NIK, NPWP, nomor rekening, nomor BPJS, data wajah, kunci API penyedia AI, dan rahasia 2FA disimpan terenkripsi.
• Data setiap Perusahaan terpisah. Pengguna hanya melihat data Perusahaannya sendiri sesuai role dan hak aksesnya.
• Login dilindungi password ber-hash, verifikasi email, pembatasan percobaan, captcha, dan 2FA opsional. Perusahaan bisa mewajibkan 2FA untuk admin.
• Perubahan data penting tercatat di log audit, termasuk akses oleh tim dukungan kami atas izin pelanggan.
• Aplikasi HP memeriksa keaslian perangkat dan aplikasi sebelum absen.

Kalau terjadi kegagalan pelindungan data, kami memberi tahu Perusahaan dan pihak yang terdampak paling lambat 3 x 24 jam sejak kami mengetahuinya, sesuai UU PDP Pasal 46.

9. Hak Anda

Sesuai UU PDP, Anda berhak:

• mendapat informasi tentang pemrosesan data Anda;
• mengakses dan mendapat salinan data Anda;
• memperbaiki data yang salah. Karyawan bisa mengajukan perubahan data diri dari Portal saya;
• meminta penghapusan data, dengan batas kewajiban simpan menurut hukum;
• menarik persetujuan, termasuk persetujuan data wajah;
• meminta pembatasan atau menunda pemrosesan;
• mengajukan keberatan atas keputusan yang hanya diambil secara otomatis.

Karyawan dan pelamar mengajukan permintaan ke HR atau admin Perusahaan. Admin pelanggan, atau siapa pun yang tidak mendapat tanggapan dari Perusahaan, bisa menghubungi kami di [email protected]. Kami bisa meminta bukti identitas sebelum menjalankan permintaan. Cara meminta penghapusan ada di halaman Hapus akun & data.

10. Cookie dan penyimpanan di browser

• Cookie sesi login dan cookie verifikasi dua langkah. Tanpa cookie ini Anda tidak bisa masuk.
• Cookie tampilan sidebar dan pilihan tema terang atau gelap.
• Penyimpanan sementara di browser untuk mengingat isian formulir dan filter halaman.

Kami tidak memakai cookie analitik atau iklan.

11. Anak

Narahris ditujukan untuk perusahaan dan karyawan dewasa. Kalau Perusahaan memproses data karyawan atau pelamar yang berusia di bawah 18 tahun, Perusahaan wajib mendapat persetujuan orang tua atau wali sesuai UU PDP Pasal 25.

12. Perubahan kebijakan

Kami memperbarui tanggal di bagian atas setiap kali kebijakan ini berubah. Untuk perubahan penting, kami memberi tahu admin Perusahaan lewat email atau notifikasi di aplikasi sebelum perubahan berlaku.

13. Kontak

PT Nara Digital Indonesia
Komplek Villaku Indah 1, Padang, Sumatera Barat
Email: [email protected]